Warum
Vier Gründe, aus denen Organisationen aussteigen
Der Preis wächst mit dem Personal
Lizenzen rechnen pro Kopf und pro Monat. Bei einem Institut mit vierhundert Beschäftigten ist das eine fünfstellige Jahressumme für Funktionen, von denen die meisten drei benutzen — und sie steigt mit jeder Einstellung, nicht mit dem Nutzen.
Die Frage, wo die Daten liegen
Für Forschung, Verwaltung und Gesundheit ist das keine Geschmacksfrage. Wer personenbezogene oder schützenswerte Daten in einer Umgebung ablegt, die einem Rechtsraum mit Herausgabepflichten untersteht, muss das begründen können. Wir bauen und betreiben; die rechtliche Bewertung gehört zu eurem Datenschutzbeauftragten.
Abhängigkeit, die man erst beim Gehen merkt
Der Ausstieg ist teurer als der Einstieg. Inhalte in proprietären Formaten, Berechtigungen, die nirgends dokumentiert sind, Verknüpfungen zwischen Werkzeugen desselben Anbieters — deshalb prüfen wir vor allem anderen, wie gut sich das Bestehende überhaupt exportieren lässt.
Ein Funktionsumfang, der nie gebraucht wurde
Die meisten Intranets sind eine Ablage, ein Verzeichnis und eine Handvoll Formulare. Dafür eine Plattform zu bezahlen, die alles kann, ist so, als würde man ein Frachtschiff mieten, um über einen Fluss zu kommen.
Was wir bauen
Die Schicht, die sich gut herauslösen lässt
Nicht die Bürosoftware — die bleibt meist, wo sie ist. Sondern das, was darüber liegt und den meisten Ärger macht.
Intranet und Mitarbeiterportal
Nachrichten, Verzeichnis, Formulare, Richtlinien. Mit Rechten, die zur Organisation passen — nach Standort, Abteilung, Projekt.
Wissensmanagement statt Wiki-Wildwuchs
Struktur, Versionierung, Freigaben und eine Suche, die auch in Anhängen findet. Der Unterschied zu einem freien Wiki ist die Verantwortlichkeit für Inhalte.
Dokumentenablage mit Nachvollziehbarkeit
Wer hat was wann geändert, wer durfte es sehen. Das ist der Teil, an dem Ablagen auf Netzlaufwerken scheitern.
Suche über alles
Eine Suche über Seiten, Dokumente und Anhänge — auf Wunsch mit einem Sprachmodell davor, das in ganzen Sätzen antwortet und die Fundstelle nennt.
Das Rückgrat ist meist Plone — ein Content-Management-System, das Rechte, Freigaben und Versionierung von Haus aus mitbringt, weil es für genau diese Art von Organisation gebaut wurde. Ein Intranet mit zweitausend Nutzern betreiben wir damit seit Jahren.
Der unbequeme Teil
Wann ihr besser bleibt, wo ihr seid
- Ihr seid unter fünfzig Leute. Dann ist eine Lizenz billiger als jede Eigenlösung, und zwar deutlich.
- Der Kern eures Arbeitens ist Teams-Telefonie und Exchange. Das lösen wir nicht ab, und wer es versucht, tauscht ein Problem gegen fünf.
- Es gibt niemanden bei euch, der den Betrieb verantwortet. Eigene Infrastruktur heißt eigene Verantwortung — wir können sie übernehmen, aber jemand muss die Entscheidung tragen.
- Der Anlass ist Ärger über eine einzelne Funktion. Dann ist das ein Konfigurations- und kein Plattformproblem.
Gemessen, nicht geschätzt
Wonach gesucht wird, wenn jemand aussteigen will
DataForSEO über die Google-Ads-Schnittstelle, Deutschland, Monatsdurchschnitt über zwölf Monate, Stand 10. September 2026. Rechts der Klickpreis.
Die Klickpreise sind das Interessante: „confluence alternative“ liegt bei 16,93 €, „sharepoint alternative“ bei 14,91 €. So viel zahlt niemand für Neugier — dahinter stehen Organisationen mit Budget und einem Anlass.
Womit
Der Stapel
Alles davon läuft auf Infrastruktur, die euch gehört oder die ihr gekündigt bekommt, ohne dass jemand eure Inhalte behält.
Häufige Fragen
Was vorher gefragt wird
Können wir Microsoft 365 einfach ersetzen?
Ehrlich: meistens nicht vollständig, und wir raten auch selten dazu. Wer Word, Excel, Teams-Telefonie und Exchange gleichzeitig ablösen will, tauscht ein Problem gegen fünf. Was sich gut herauslösen lässt, ist die Schicht darüber — Intranet, Wissen, Dokumentenablage, Formulare. Das ist der Teil mit dem meisten Ärger und der geringsten Bindung.
Was kommt statt Confluence?
Je nachdem, was ihr wirklich damit macht. Ist es eine Wissensbasis mit Freigaben und Struktur, ist Plone die naheliegende Antwort — dafür ist es gebaut, und wir betreiben solche Systeme seit fünfzehn Jahren. Ist es hauptsächlich lose Dokumentation neben dem Code, ist ein schlankes System näher am Repository oft die bessere Wahl. Diese Entscheidung fällt im Erstgespräch, nicht auf einer Verkaufsseite.
Wo läuft das dann?
Auf eurer Infrastruktur oder bei einem europäischen Anbieter eurer Wahl — Hetzner, IONOS, OVH, oder im eigenen Rechenzentrum, wenn es eines gibt. Wir richten den Betrieb ein und übergeben ihn dokumentiert. Ihr könnt uns jederzeit wechseln, ohne dass etwas umgebaut werden muss; genau das ist ja der Punkt an der Sache.
Ist Open Source wirklich sicherer?
Nicht automatisch. Sicherer wird es durch Pflege, und die muss jemand leisten. Für Plone hat das BSI in seiner CMS-Studie die wenigsten gemeldeten Schwachstellen festgestellt — weniger als bei WordPress, TYPO3 und Joomla. Das ist ein gutes Zeichen und keine Garantie: ein ungepflegtes Open-Source-System ist unsicherer als ein gepflegtes proprietäres.
Was kostet der Umstieg?
Ein Intranet für eine mittlere Organisation liegt im mittleren fünfstelligen Bereich, die Migration bestehender Inhalte kommt dazu und hängt daran, wie gut das Altsystem exportiert. Dem gegenüber stehen wegfallende Lizenzkosten — die Rechnung geht meist im zweiten oder dritten Jahr auf. Wir rechnen sie im Erstgespräch mit euren Zahlen durch, statt sie zu behaupten.
Und wenn wir feststellen, dass sich das nicht lohnt?
Dann sagen wir das. Bei kleinen Teams mit einfachen Anforderungen ist eine Lizenz billiger als jede Eigenlösung, und wir haben kein Interesse an einem Projekt, das ihr nach zwei Jahren bereut.